“Rondspraak liet mij verbazen over wat er nog meer mogelijk is met vergaderen.”

Annemiek Wijnker

Stel je voor: je hebt een vergadering. Er staat een nogal ingewikkeld punt op de agenda. Je weet dat er verschillende standpunten leven in het team.

Toch ga je met een gerust hart de vergadering in. Sterker nog: je hebt er zelfs zin in. Je hebt er alle vertrouwen in dat je er met je team goed uit komt. Dat ben je gewend.

De vergadering is juist de plek waar je met elkaar leert, ontwikkelt en oplossingen genereert. Vaak kom je met meer energie uit de vergadering dan waarmee je er begon. Je hebt echte oplossingen gevonden en heldere beslissingen genomen.

Is dit mogelijk? Ja, met Rondspraak.

Met Rondspraak wordt een vergadering waar hij voor bedoeld is: met een inspirerend team bouwen aan een succesvolle organisatie.

Een vergadering wordt echter lang niet altijd zo ervaren. Ze duren lang, sommige deelnemers zijn veel aan het woord, anderen houden zich stil. De echte vergadering begint soms na de vergadering. Bij de koffieautomaat wordt wel gezegd wat niet op tafel kwam.

De voorzitter heeft een ingewikkelde taak. Alle informatie moet worden verzameld en geordend, iedereen moet worden gehoord, sommige deelnemers moeten worden afgeremd, anderen uitgenodigd. Daarbij spelen er verschillende onuitgesproken belangen en verwachtingen. Dat alles moet worden samen gebracht tot een besluit waar iedereen zich in kan vinden.

Tenslotte speelt de tijdsdruk ook nog mee. Je wilt alle punten binnen de tijd behandeld hebben. Je moet immers door. Maar een deelnemer die zich niet gehoord voelt verliest motivatie. Motivatie voor de vergadering en voor de uitvoering van een besluit achteraf. Dat schaadt de effectiviteit.

Of deelnemers in discussie gaan of in dialoog wordt voor een groot deel bepaald hoe je een vergadering structureert en opzet. Je kunt een vergadering zo inrichten dat er overzicht is, dat je ruimte biedt voor het spreken én het luisteren, gebruik maakt van elkaars kwaliteiten en samen toewerkt naar een oplossing die werkt voor iedereen.

Daar gaat Rondspraak over.