Rondspraak is een manier van vergaderen met een duidelijke en praktische structuur.
Daardoor wordt iedereen gehoord, alle belangrijke informatie komt naar voren en je bouwt als team gezamenlijk inzicht op.
Er ontstaat helderheid over wat je precies wilt en wat er besloten wordt, en je komt tot (vaak eenvoudige) effectieve oplossingen.
De essentie van een algemene vergadering:
CHECK IN
We beginnen met een Check In:
Wat heb je nodig om hier met je aandacht te kunnen zijn?
Wat heb je nodig om tevreden uit de vergadering te gaan?
VERDEEL DE ROLLEN
In Rondspraak dragen alle deelnemers bij aan het succes van de vergadering. Sommigen hebben een specifieke rol, dienend voor het gezamenlijke proces:
- De gespreksleider
- De notulist
- De tijdsbenoemer
- De procesbewaker
MAAK EEN GEZAMENLIJKE AGENDA
De vergadedering is een vergadering van alle teamleden. Iedereen brengt in wat voor hem of haar belangrijk is. Het samen maken van de agenda is een onderdeel van de voorbereiding voor het gesprek later, en het zorgt voor helderheid waar de punten over gaan.
Twee belangrijke vragen:
Waar gaat je punt over, in een of twee zinnnen?
Wat voor soort punt is het: eerste verkenning/diepere verkenning/besluitvorming/mededeling/check?
Wanneer alle informatie is gehoord, organiseren we alle punten in een volgorde die voor deze vergadering effectief is.
VERWERKEN/BESPREKEN VAN DE PUNTEN
We werken in rondes. Een ronde is een structuur die iedereen de ruimte geeft om te spreken, zonder onderbroken t worden. En daardoor ontstaat ruimte om te horen wat wordt gezegd.
Een ronde is open, en het heeft een einde: iedereen krijgt de ruimte, maar je kunt niet eindeloos reageren. Het klinkt misschien dat een ronde lang duurt, maar in de praktijk levert het tijd op.
Besluiten worden genomen met consent (iedereen is het eens, of heeft in ieder geval geen bezwaar). Er is een heldere en duidelijke structuur dat bezwaren omzet naar een verbetering van het besluit.
CHECK OUT
Heb je feedback op hoe de vergadering is gegaan?
Heb je gekregen wat je nodig had?
Hoe ga je uit de vergadering?
HET NIEUWE VERGADEREN
| VAN | NAAR |
|---|---|
| Vooral praten | Meer luisteren |
| Ik heb meer gelijk dan jij | Iedereen heeft gelijk, vanuit zijn/haar perspectief |
| Je zin doordrukken | De zin vinden |
| Enkele of de meeste stemmen gelden | Alle stemmen gelden (via een effectieve werkwijze) |
| Een punt proberen te maken | Gehoord worden |
| Tegen elkaar ingaan | Elkaar aanvullen |
| Een paar mensen die veel aan het woord zijn | Iedereen heeft de ruimte om iets te zeggen |
| Onduidelijke persoonlijke agenda’s | Heldere doelen en intenties |
| Met minder energie uit de vergadering | Met evenveel of meer energie uit de vergadering |
| Weerstand achteraf of onhelderheid in de uitvoering | Heldere besluiten met een doel en eigenaarschap |