Q&A

Ik geniet van het vinden van oplossingen. Ik besefte mij op een gegeven moment hoe belangrijk vergaderingen zijn: het is een essentiele basis voor het werken als team. Je creëert hier een omgeving waarin ieder zich serieus genomen voelt en waar ieder zijn kennis en talenten kan inbrengen, en daarvoor gewaardeerd kan worden. Ik verdiepte mij in wat een vergadering tot een effectieve vergadering maakt. Wat zorgt ervoor dat mensen zich open stellen voor het proces. Hoe kom je tot effectieve beslissingen? Hoe kom je tot de eenvoudige en effectieve oplossingen?

Dit leidde tot Rondspraak. Ik heb nu meer dan vijftien jaar ervaring in allerlei contexten.

Ik heb veel van anderen geleerd. Het begon met sociocratie, en je zult sommige elementen herkennen. Ik heb ook geleerd van Holacracy en Deep Democracy.

Mijn vraag ging niet zozeer over de techniek, maar over waarom het werkt. Als je dat weet, dan kun je het toepassen in andere situaties. Dat onderzoek heeft mij gebracht (en samen met anderen) tot een aantal praktische toepassingen.

Rondspraak biedt een heldere opzet, en naast de standaard vergadering, zijn er verschillende praktische toepassingen. Ik heb geleerd dat veel vergaderpunten niet zozeer over beslissingen gaan, maar over input nodig hebben van het team of over samen verkennen. Rondspraak werkt met het helder maken van wat voor soort punt een agenda punt is. Dat levert helderheid op.

Ik leer iedere keer weer meer bij, omdat specifieke situaties vragen om een specifieke oplossing. Het is steeds een leuke uitdaging om daar een effectieve opzet voor te vinden.

Ik overleg met de leidinggevenden of teamleden in wat ze precies nodig hebben en wat ze gewend zijn. Daar bouwen we dan een nieuwe opzet voor.

Sommige teams zijn gewend om te werken met actielijsten, anderen moeten volgordes bepalen, of er liggen complexe vraagstukken. Zo kun je van klagen naar gezamenlijke actie komen. Of een ingewikkeld gesprek omzetten naar een proces waarin je oplossingen vindt.

Nee. Je moet een ander patroon aanleren van spreken en luisteren. Voor sommigen voelt dat als heel natuurlijk. Anderen moeten daar aan wennen. Maar als iedereen het door heeft, loopt het proces vanzelf. Mensen die dit ervaren hebben, weten daarna waar een gewone vergadering stokt of niet lekker loopt, en wat je daar aan kunt doen.

Het hangt van het niveau van zelfreflectie af. Een team van zeven is in het algemeen een goed aantal, voor een team in het algemeen. Je kunt elementen ook in een grote groep gebruiken, maar de standaard opzet is voor kleinere groepen bedoeld. Ik geef trainingen tot teams van veertien mensen. Als je een groter team hebt, neem dan contact op, dan kijken we naar een oplossing.

Je wint in effectiviteit en helderheid. Intenties en prioriteiten worden helder, en je verliest geen tijd door alleen op elkaar te reageren. Besluiten die genomen worden, zijn duidelijk. Ze komen niet terug op de volgende agenda. De meeste tijd win je na de vergadering. Besluiten worden uitgevoerd. Er is minder klagen. Er is helderheid.

Sommige mensen hebben deze neiging. Maar dit patroon was er al voordat er Rondspraak was. Alleen toen werd het vermeden, toch maar getolereerd of was gewoonweg irritant. Met Rondspraak wordt je jezelf hier bewust van en kun je een oplossing vinden. Een van de oplossingen is het gebruik maken van een procesbewaker.

Daarbij: de ruimte krijgen om te spreken betekent ook dat je spreekt met zorg en aandacht, omdat alle anderen je aandacht geven.